Hoe gebruik ik Microsoft Teams – Tips om productiviteit te verbeteren

Heb je enig idee in welke mate Microsoft Teams de productiviteit van jouw organisatie kan verhogen? Als je de mogelijkheden van de software niet kent, maak je er waarschijnlijk geen gebruik van. Je krijgt het antwoord op deze vraag door het beantwoorden van een paar vragen.

• Weet je hoeveel tijd er verloren gaat aan het plannen van vergaderingen met je medewerkers die op afstand werken?

• Weet je hoeveel tijd je kwijt bent aan het verzenden van een mail en het ontvangen van een reactie, zelfs binnen je organisatie?

• Weet je hoeveel tijd je besteedt aan het toewijzen van taken aan leden van je organisatie of aan het opvolgen van de taak?

• Weet je hoeveel tijd je besteedt aan het verzamelen en bijhouden van de laatste versies van je gegevens?

• Weet je hoeveel vooruitgang je kunt boeken als je alle ‘verloren tijd’ kanaliseert naar meer productieve activiteiten?

Je weet het antwoord op die vragen al lang. Daarom hoef je ook niet langer te twijfelen aan de manier waarop Microsoft Teams je organisatie kan verbeteren. Het gebruik van collaboratieve software, zoals Microsoft Teams, verandert de toekomst van het bedrijfsleven. En het is alleen maar verstandig dat jouw organisatie daaraan deelneemt. Wanneer je gebruikmaakt van Microsoft Teams is er bijna geen ruimte om tijd te verspillen, omdat leden van je organisatie altijd verbonden blijven in de ruimtes van Microsoft Teams.

Er is een correcte manier om gebruik te maken van Microsoft Teams voor optimale productiviteit. Dit artikel is dan ook bedoeld als gebruikershandleiding voor Microsoft Teams voor jouw organisatie.

Hoe gebruik je Teams binnen Microsoft Teams

De toegang tot Microsoft Teams was aanvankelijk beschikbaar voor mensen met een Office 365-licentie, maar als gevolg van de COVID-19-pandemie is er een gratis versie beschikbaar gesteld. De gratis versie heeft wel een aantal beperkingen ten opzichte van de betaalde versie, maar je kunt nog steeds veel bereiken met deze tool zonder je te hoeven abonneren. De tool kan worden gestart vanuit een desktop-applicatie, een webbrowser of een mobiele app en het totaal aantal mensen dat toegang kan krijgen tot de volledige functionele ruimtes van de Microsoft Teams is beperkt tot de leden van je organisatie die een licentie hebben.

Door het gebruik van Teams binnen Microsoft Teams kan je organisatie probleemloos één-op-één audio- of groepsgesprekken voeren. Daarnaast heb je de mogelijkheid om tijdens web/video-conferencing je scherm te delen, een vergaderschema op te stellen en zelfs om de vergadering te laten opnemen. Ook heeft ieder lid van je organisatie 1TB opslagruimte om gedeelde bestanden op te slaan. De informatie die je deelt in het Team is goed beveiligd en nieuw toegevoegde leden hebben standaard toegang tot alle gesprekken, bestanden en iedere vorm van informatie die tot dan toe is gedeeld binnen het Team. Dat is een mooi voordeel wanneer je nieuwe leden opneemt in de organisatie. Voeg echter alleen vertrouwde leden toe aan de Teams om de veiligheid van de bestanden te garanderen.

Om een bestand in Microsoft Teams te delen, begin je met het aanmaken van een Teams hub, waarna een SharePoint-site automatisch opent in de backend. De documentenbibliotheek maakt voor elk Kanaal een document aan. Simpel uitgelegd worden de bestanden die in de Teams worden gedeeld weergegeven op het tabblad ‘Bestanden’ en opgeslagen in de SharePoint-documentenbibliotheek.

Om een nieuw bestand te delen, selecteer je Teams in de applicatiebalk en typ je een bericht in het vakje ‘Nieuw Gesprek’. Selecteer het pictogram ‘Bijvoegen’ en blader vervolgens door de locatie van de bijlage om de bijlage te uploaden. Zodra dat is gedaan, klik je op het pictogram ‘Verzenden’ om het proces te voltooien.

Hoe gebruik je Kanalen binnen een Microsoft Team

Binnen een Team kan je organisatie Kanalen aanmaken om specifieke gesprekken in onder te brengen. Deze Kanalen helpen je organisatie om de gesprekken georganiseerd te houden en deze functie zorgt ervoor dat ieder onderdeel door de juiste personen wordt afgehandeld.

Als je een opdracht krijgt als Kanaal-lid, moet je deelnemen aan alle gesprekken. Normaal gesproken wordt ieder lid van de organisatie toegevoegd aan het Kanaal dat overeenkomt met de eenheid of afdeling waarin ze functioneren. Het proces van het delen van bestanden en gegevens binnen het Kanaal is hetzelfde als bij de Teams.

Je kunt vergaderingen inplannen binnen een Team of binnen een Kanaal en je beslist daarover op basis van het beoogde gesprek. Je moet de vergadering van tevoren zo inrichten dat de deelnemers aan de vergadering de tijd hebben om zich voor te bereiden. Om een vergadering op te zetten, moet je gegevens invullen, zoals de titel van de vergadering, de locatie, de begin- en einddatum, het tijdstip en een deelnemerslijst.

Je moet je houden aan het doel van elk Kanaal, zelfs als je lid bent van meerdere Kanalen. Er is een ‘Algemeen Kanaal’ waarop je algemene informatie kunt delen met de leden van het Team. Daarom dien je in het Kanaal alleen informatie te plaatsen die in overeenstemming is met het doel van dat Kanaal.

Hoe nodig je collega’s en externen uit voor een Teams-vergadering?

Eén van de voordelen van Microsoft Teams, ten opzichte van concurrerende collaboratieve software, is dat het de deelname van gasten aan vergaderingen mogelijk maakt. Jouw organisatie kan samenwerken met mensen van buiten de organisatie door gebruik te maken van ‘Toegang voor gasten’. Wanneer je een persoon als Gast toevoegt, krijgt deze toegang tot het bestaande Team en de Kanalen in je Microsoft Teams.

Wie classificeer je dan precies als Gast? e kunt een Gast definiëren als ‘ieder individu dat niet gelicenseerd is als lid van je organisatie’. Een Gast kan een partner van de organisatie zijn, of misschien een leverancier of consultant en er kunnen verschillende redenen zijn waarom je Gasten in je Teams nodig hebt.

Zijn er kwalificaties vereist voor de Gast om deel uit te maken van het Team? Er zijn geen speciale vereisten, behalve dat de Gast een zakelijk of consumenten e-mailaccount heeft. Het e-mailaccount kan een Microsoft 365, Outlook, Gmail-account of een ander e-mailkanaal zijn. Wanneer je een Gast toevoegt, geef je hem of haar volledige toegang tot de chats van de Teams, de vergaderingen en de bestanden die zijn gedeeld. Als beheerder van het Team kun je de toegang van een Gast echter beperken. Er zit overigens geen limiet aan het aantal Gasten dat je aan je Teams kunt toevoegen.

Er zijn verschillende opties beschikbaar om de vergaderingen te organiseren. Je kunt op de Chat-pagina op ‘Agenda’ klikken of je kunt ‘Agenda’ selecteren en dan in de rechterbovenhoek op ‘Nieuwe vergadering’ klikken. Je kunt ook een tijdbereik in de agenda kiezen die een pop-up van een planningsformulier weergeeft. Als je niet zeker bent van de beste tijd voor de vergadering, kun je gebruikmaken van de ‘Planningsassistent’. De leden van het Team, of het Kanaal, worden dan onmiddellijk op de hoogte gebracht van de vergadering. Om een Gast toe te voegen aan je vergaderingen, dien je echter ‘Verplichte deelnemers toevoegen’ te selecteren. Vervolgens vul je het volledige e-mailadres van de persoon in. Door op de uitnodiging te klikken, krijgen de door jou opgegeven e-mailadressen een bericht over de vergadering.

Hoe stel je een aangepaste achtergrond in in Teams?

Veel mensen geven er nu de voorkeur aan om gebruik te maken van deze functie. Vooral omdat de meerderheid van de videogesprek-applicaties deze functie nu ondersteunen. Met deze functie is het mogelijk om een afbeelding als achtergrond van het videogesprek in te stellen. Waarom zou je deze functie gebruiken? Omdat het gebruik van achtergrondafbeeldingen kan helpen om je videogesprekken een professionelere uitstraling te geven. Het is nog efficiënter wanneer je vanuit huis werkt, omdat je het logo van de organisatie als achtergrondafbeelding kunt toevoegen.

Anderzijds, als je het videogesprek wat informeler over wil laten komen, kun je een meer ontspannend achtergrond toevoegen – het is allemaal jouw keuze. Je hebt de vrijheid om te kiezen uit de verzameling van achtergronden die al zijn ingebouwd in de Microsoft Teams-systemen. Of je kunt je eigen achtergrond toevoegen.

De laatste updates van Microsoft Teams maken het een stuk makkelijker om je eigen achtergrond toe te voegen en je kunt de achtergrond instellen tijdens het videogesprek zelf. Selecteer tijdens het gesprek de drie stippen die voor ‘Meer acties’ staan en klik vervolgens op ‘Achtergrondeffecten weergeven’. Klik op ‘Nieuw toevoegen’, kies de afbeelding die je wil gebruiken en selecteer vervolgens ‘Openen’. Om een afbeelding toe te voegen klik je op de ‘+’ knop, voeg de afbeelding van je bestandsverkenner toe en deze zal dan worden ingesteld als aangepaste achtergrond.

Hoe creëer je aankondigingen?

Het gebruik van een aankondiging is een manier om ervoor te zorgen dat je bericht de gewenste aandacht krijgt. Wanneer je een bericht overbrengt aan een Team met zoveel leden, bestaat de kans dat je bericht verloren gaat in de ‘menigte’. Aankondigingen zorgen ervoor dat je bericht wordt opgemerkt. De aankondigingen kunnen gaan over een ontwikkeling in de organisatie of over het toewijzen van een taak. Je kunt een aankondiging ook gebruiken om leden van het Team te herinneren aan een geplande vergadering.

Om een nieuwe aankondiging aan te maken, moet je ingelogd zijn in Microsoft Teams en vervolgens selecteer je het Team voor de aankondiging. Je kunt een Kanaal kiezen om de aankondiging specifieker te maken. Vervolgens klik je op het chatvenster, dat is hetzelfde venster voor het versturen van berichten en dan klik je op het eerste icoontje ‘A’ (opmaken) dat je net onder het chat-invoerscherm vindt.

Klik boven op het pijltje naast ‘Nieuw gesprek’ dat bovenin de chatbox staat en kies dan voor ‘Aankondiging’. Voer een kop in en voeg een foto toe voor het gebied voor de kop via het foto-icoontje aan de linkerkant van de pagina. Vervolgens vul je de gegevens van de aankondiging in. Nadat het proces is voltooid, klik je op de verzendknop en alle leden van het Team ontvangen een melding over de nieuwe aankondiging.

Hoe maak je een verplicht Organisatiebreed Team in Microsoft Teams?

Als je momenteel een kleine tot middelgrote organisatie runt, dan zou je gebruik moeten maken van Organisatiebrede Teams. De organisatie-beheerders kunnen een publiek Team aanmaken dat automatisch gebruikers uit de organisatie toevoegt. Dit maakt het mogelijk om alle leden van de organisatie samen te laten werken in één Microsoft Teams-ruimte. Dit helpt je organisatie met het bijhouden van een bijgewerkte Active Directory of AzureAD bij het in- en uittreden van gebruikers in de organisatie. Deze Organisatiebrede Teams kunnen echter alleen worden gecreëerd door globale beheerders en de organisatie mag niet meer dan 5.000 gebruikers hebben. Ook is er een limiet van vijf Organisatiebrede Teams per Tenant (klant).

Standaard gaat de oprichting van een Organisatiebreed Team gepaard met de toevoeging van organisatie-beheerders en Teams-servicebeheerders als Team-eigenaren, terwijl actieve gebruikers worden toegevoegd als Teamleden.

Om een organisatiebreed Team te creëren, vind je – zolang je aan de voorwaarden voldoet – de optie ‘Een volledig nieuw Team maken’. Je kunt ook bestaande Teams converteren naar organisatiebrede Teams door op ‘Meer opties’ te klikken en vervolgens ‘Team bewerken’ te selecteren.

Je kunt echter geen gastgebruikers, service-accounts en ruimte- of apparatenaccounts toevoegen aan je organisatiebrede Teams.